Rumah247.com – Saat kecil, pernahkah Anda memiliki sahabat pena? Untuk berkomunikasi, biasanya kedua pihak akan saling mengirim surat melalui kantor pos. Namun, seiring berkembangnya teknologi, kegiatan bertukar surat kini semakin jarang digunakan.
Proses komunikasi jarak jauh kini lebih mudah dengan memanfaatkan media elektronik seperti email atau aplikasi chatting.
Kendati demikian, surat masih digunakan oleh sejumlah instansi seperti pemerintah dan lembaga pendidikan untuk menyampaikan informasi resmi.
Surat resmi tersebut biasanya akan dibacakan melalui konferensi pers dan diunggah ke situs resmi pemerintahan terkait. Dalam menulis surat resmi, kira-kira bagaimana ya struktur penulisannya?
Melalui artikel ini, yuk tambah wawasan dan simak penjelasan mengenai struktur surat resmi berikut ini:
- 9 Struktur Surat Resmi
- Contoh Surat Resmi
- Fungsi Surat Resmi
9 Struktur Surat Resmi
Dilansir dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.
Karena termasuk dalam dokumen formal, surat resmi tidak boleh ditulis sembarangan dan harus mengikuti kaidah kebahasaan seperti menggunakan bahasa baku yang baik dan benar. Dalam paragraf, kalimat harus dituliskan secara efektif, jelas, dan tidak bertele-tele. Jika Anda ingin mencoba menulisnya, inilah 9 struktur surat resmi yang harus diperhatikan:
1. Kepala Surat
Sebuah surat resmi umumnya diawali dengan kepala surat yang memuat nama instansi/pengirim, alamat jelas, nomor telepon, sampai alamat email. Jika memiliki logo perusahaan, Anda juga bisa menempatkannya pada kop surat.
2. Tanggal Surat
Sebuah struktur surat resmi tidak lengkap tanpa adanya tanggal pembuatan surat. Setiap surat yang akan dikirimkan wajib melampirkan tanggal, bulan, dan tahun sehingga penerima dapat memastikan dokumen tersebut baru.
Penulisan tanggal sendiri dapat mengikuti format seperti 15 Oktober 2022 atau 12 Januari 2023 dan sebagainya.
3. Nomor Surat
Sejajar dengan tanggal, sebuah surat resmi biasanya memiliki nomor yang dituliskan sesuai dengan kode dari instansi/lembaga pembuat surat.
Urutan nomor surat biasanya diawali dengan angka, kode, serta lampiran tahun pembuatan surat. Sebagai contoh dalam struktur surat resmi tertulis Nomor: 0878/KK-Audit.01/VI/2023.
Kode tersebut dapat diartikan angka paling depan menunjukkan nomor urut naskah/surat yang telah dikeluarkan dan kode huruf menunjukkan klasifikasi atau inisial departemen pengirim surat.
Selanjutnya, angka romawi “VI” menunjukkan bulan pembuatan surat resmi dan terakhir adalah tahun surat dikeluarkan.
4. Lampiran
Bagian lampiran adalah komponen dalam struktur surat resmi yang berguna untuk memberikan informasi adanya dokumen tambahan yang disertakan.
Misalnya jika tertulis Lampiran: 2 lembar, maka selain surat resmi pengirim juga menyertakan 2 dokumen/berkas lain yang perlu dibaca penerima.
5. Hal/Perihal
Struktur surat resmi yang kelima adalah hal/perihal. Bagian ini ditujukkan untuk menyatakan masalah atau informasi yang akan disampaikan dalam surat.
Sebagai contoh pengirim menuliskan Hal: Undangan Rapat Tahunan maka yang akan dibahas dalam isi surat adalah detail tujuan, waktu, sampai lokasi undangan rapat.
6. Alamat Surat
Alamat dalam surat resmi digunakan untuk menunjukkan penerima surat. Biasanya dalam struktur surat resmi, alamat surat bisa berisi nama lengkap penerima atau identitas penerima surat seperti:
Yang Terhormat,
Orang Tua Wali Murid Kelas XII
di tempat
7. Salam Pembuka
Mulai masuk ke bagian inti struktur surat resmi, sebelum menuliskan informasi yang ingin disampaikan jangan lupa sertakan salam seperti Dengan Hormat atau Assalamualaikum Wr. Wb.
Penulisan salam pembuka menunjukkan penghormatan kepada penerima sehingga sebaiknya tidak disingkat dan akhiri dengan tanda koma “,”
8. Isi Surat
Inilah bagian terpenting dari surat resmi yakni isi surat dimana pengirim bisa menuliskan informasi yang ingin disampaikan mulai dari alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup. Saat menulis, pastikan informasi yang diberikan jelas agar tidak membuat penerima bingung.
9. Salam Penutup
Setelah selesai menulis isi surat, bagian selanjutnya dalam struktur surat resmi adalah salam penutup.
Salam penutup diberikan sebagai ungkapan terima kasih atau penghormatan kepada penerima yang telah membaca surat.
Kalimat yang bisa dituliskan pada bagian ini salah satunya, “Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.”
10. Pengirim Surat
Terakhir, dalam struktur surat resmi jangan lupa sertakan nama jelas pengirim surat. Hal ini penting karena pengirim akan menjadi pihak yang bertanggung jawab atas isi surat.
Sementara itu, sedikitnya ada 5 unsur penting dalam bagian pengirim surat antara lain jabatan pengirim, nama terang pengirim surat, tanda tangan, stempel atau cap dinas, serta keterangan lain seperti Nomor Induk Pegawai (NIP).
Kop surat memang merupakan salah satu yang wajib ada di dalam surat resmi. Sama halnya saat Anda membeli rumah Anda juga wajib mempersiapkan surat-surat dan dokumen yang dibutuhkan. Nah, jika Anda sedang mencari hunian yang adem dan nyaman, kawasan Bintaro bisa menjadi pilihannya. Cek di sini!
Tips Rumah247.com
Gunakan KBBI daring dalam menulis surat resmi untuk membantu menulis kalimat yang benar sesuai EYD.
Contoh Surat Resmi
Secara garis besar, berdasarkan pemakaiannya surat digolongkan menjadi 3 yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Setelah mengetahui struktur surat resmi melalui pembahasan sebelumnya, kali ini mari simak contoh surat resmi berikut ini:
1. Contoh Surat Resmi Undangan Sosialisasi Pemerintahan
Pada contoh di atas, tertulis penerima surat adalah “Daftar Terlampir” karena surat ditujukan untuk banyak orang. Ketika mengirimkan surat resmi tersebut biasanya disertai juga lampiran lain yang berisi nama undangan serta data tambahan informasi yang ingin disampaikan.
2. Contoh Surat Resmi dari Sekolah
Mengenal Jenis-Jenis Surat, Penjelasan dan Fungsinya
Simak selengkapnya di sini!
Fungsi Surat Resmi
Dari contoh di atas, semoga Anda kini lebih memahami struktur surat resmi dan tidak ragu lagi jika harus membuatnya di kemudian hari.
- Surat resmi digunakan untuk mengirim perintah atau permintaan secara formal kepada pihak lain seperti undangan rapat atau permintaan pembayaran dan sebagainya
- Surat resmi digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada pihak lain yang berwenang atau berkepentingan. Misalnya penyampaian informasi penerimaan beasiswa yang dikirimkan langsung oleh pihak universitas pada mahasiswa yang berhak.
- Surat resmi dapat berfungsi sebagai pembuat komitmen antara 2 pihak seperti surat perjanjian kerja sama atau kontrak kerja
- Surat resmi dapat digunakan sebagai sarana penyampaian laporan atau hasil investigasi oleh instansi pemerintah atau perusahaan. Contohnya laporan penyidik polisi akan hasil penyitaan narkoba.
- Surat resmi berfungsi untuk mendokumentasikan transaksi bisnis atau perjanjian antar dua pihak seperti faktur atau surat pengiriman barang dari perusahaan kepada klien.
- Surat resmi digunakan untuk meminta izin atau persetujuan dari pihak berwenang, seperti surat resmi dari BEM yang ditujukan kepada pihak kampus untuk meminjam aula.
- Surat resmi dapat berfungsi sebagai dokumen untuk menyampaikan keluhan atau pengaduan kepada pihak yang berwenang, contohnya surat pengaduan pengembang perumahan terhadap pemerintah daerah mengenai kondisi lingkungan.
Di samping beberapa fungsi di atas, surat resmi juga bisa menjadi bukti historis dan kronologis akan sebuah kejadian atau laporan yang mungkin dibutuhkan di masa depan untuk keperluan investigasi.
